如何甄別組織學習需求的有效性

身為培訓工作者,我們知道,培訓不是萬能的,我們不能對所有的培訓需求說不,但,如何判斷在什么情況下說不呢?
 
“培訓部門存在的意義在于讓員工掌握工作必需的知識和技能,培訓專家則應該來完成培訓所能填補的知識和技能空缺”。這是大多人的理解,這樣的理解對嗎?

錯!事實上,通常情況下只有一半的培訓需求與學習有關,作為專業的培訓工作者,你需要能夠甄別出哪些培訓需求是有效的,是通過培訓可以解決的,哪些需求不能。對于那些無法通過學習解決的問題,即使你組織再多的班級,請再好的老師來,問題仍在那里,不離不棄。

假如一位員工在某個產品線的銷售配額方面遇到了困難,主管經理要求培訓部門組織關于產品線銷售配額的集中培訓,培訓部門照做了,但,一個月以后,主管經理卻發現自己也遇到了同樣的問題。那么問題在哪里呢?

原因很簡單,培訓永遠無法解決培訓之外的難題,如果培訓部門能花時間了解需求的根本原因,你會發現問題不是員工缺乏知識,而是動機不足。

面對績效差距,很多人首先想到培訓,然而,有的情況下培訓并不能解決根本問題,所以進行培訓需求分析(TNA-training needs analysis)非常有必要。

Establish a process and guidelines建立一個流程和指引

培訓需求分析的第一步是建立甄選需求有效性的固定流程和指引,為確保信息收集的一致性,培訓部門需制定一個書面的指引給部門所有的員工使用,然后請所有你認為有培訓需求的人依照指引來判斷需求是否可以由培訓來解決。

不管培訓需求分析是主動執行還是被動執行,只要與企業的整體發展戰略相結合,都是非常有效的。因為它可以幫你判斷哪些培訓計劃是綜合企業發展需求提出的。

Set performance expectations 設定績效期望

第二步,采訪公司管理者、各部門管理者,了解他們對于自己團隊的績效期望是什么,現有的績效水平是什么,找到績效差距,然后建立一個績效期望清單。清單需反映出給予公司的整體發展戰略下對各部門的績效要求,同時還要反映出基于公司的績效要求各部門以及各崗位員工所存在的差距。這個清單的目的是讓大家更好理解基于公司對具體崗位的績效期望所對應的技能要求。

Isolate the gaps判斷差距原因

第三步,確定了績效差距后,接下來就需要判斷這些差距是否可以通過培訓來解決,以下是甄別是否可以通過培訓彌補差距的步驟和需要思考的問題。

你所發現的問題是出現在單個個體身上還是群體?如果問題僅存在于個體身上,那么就需要做更進一步的研究,判斷這樣的結果是否是其他原因(比如上文中所提到的動機不足)。

l  這種差距是否影響到生產效率
l  這種差距是否會導致員工流失
l  這個差距是否會導致同事的投訴

這樣的問題是否是工作環境(條件)造成的
l  是否給直接下屬提供足夠的工具條件以幫助員工完成績效
l  你的直接下屬是否有了足夠的參考資料和工作援助手段以完成績效
l  直接下屬所提到的環境問題是否得到了改善?如果是,如何改善的?
l  你是否能找出阻礙工作發展的因素?如果能,它們是什么?

你有沒有與你的直接下屬討論過這些問題?如,你的公司可能在發生一些變化,下屬需要時間適應。

Prioritize needs為需求做優先排序

根據公司的規模和復雜性不同,有效需求的數量也不盡相同,甄別出哪些需求可以立即解決,哪些需要推遲是個難題。如果你的公司資源有限,你需要找到一種方法來客觀地設置資源使用的優先級,以下的一些問題可以引導你做培訓需求分析。

哪些業務、項目、計劃會受到影響,把優先權集中在對業務影響大的舉措上非常重要。
有多少員工會受到影響?具體人數多少。
培訓項目什么時候啟動?制定好培訓時間計劃表。
是產品類還是服務類培訓,是否是新的培訓項目?如果是新的,盡量提前做好充足的準備,是只需要簡單做幻燈片演示還是要設及整體的課程框架。
是否是允許有替代方案?如果你有多重選擇,那么選擇最創新性的,課堂培訓并不總是最持久或者成本最合算的解決方案。比如,你應該先想好多種解決方案:把課堂培訓分成一個組,通過指定材料自學分成另一組,主題專家和虛擬會議分成第三組。
你打算如何進行培訓收尾,管理期望和設定清晰的培訓目標非常重要。

Develop a plan制定個體發展計劃

正如前面所提到的,確定好優先權后,宏觀上的需求往往不能完全滿足個體的需要,所以,我們還需要同時制定個體發展計劃(IDP- individual development plan),以確保個體能夠完全掌握工作必須的知識和技能。管理者需要與下屬一起探討出具體的個人發展目標,如,面對知識的更新升級,員工需要接受主題專家的指導。雖然培訓可以在任何時候發生,個體發展計劃還是需要提供了一個非常清晰的發展框架。這也是需求驅動的,它允許員工創造性地構建自己的發展計劃。

員工發展計劃的例子包括:
l  參與線上學習計劃和在職學習。
l  完成具體的計劃
l  接受培訓或找一個導師
l  通過閱讀或撰寫白皮書進行提升
l  參加各種會議
l  參加認證項目或大學的計劃。

培訓部門必須確保所有的員工都能與直接主管共同探討自己的發展計劃,發展清單應該是可以跟蹤并能進行修改的,比如,如果部分員工想學一種通用的技能,那么這個學習不再是個體需求,可以采用小組學習。有了培訓需求分析結果和個體發展計劃后,你可以對二者進行優先排序,然后再根據有效的培訓需求制定相應的執行策略。

Know when to say no在適當的情況下說不

通過這些步驟,你可以判斷哪些需求真正與培訓相關,然后再去實現這些需求。它可以保證你的團隊正確分配資源、降低失敗率并順利完成培訓計劃。至于其他的需求,請勇敢說不!
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